Personeelsplanning, niet zo eenvoudig

De personeelsplannig is bij de werknemers een verhit onderwerp op menige werkvloer en voor werkgevers vaak iets dat ze als moeilijk ervaren. Personeelsplanning is eig een breed begrip waar elke werkgever en werknemer dagelijks mee te maken krijgt. Het is de juiste balans tusen de personeelsbehoefte en de personeelsbeschikbaarheid. Dit kan in praktijk echter niet zo makkelijk zijn, zeker voor bedrijven met parttime werkkrachten en/of studentenjobs. De personeelsbehoefte is vaak makkelijk inzichtbaar, maar de beschikbaarheid kan heel variabel zijn, hoe komt dat?

Personeelsbehoefte ontstaat door het inplannen van bedrijfsactiviteiten, op basis hiervan kan er een goede schatting gedaan worden over de behoefte aan personeel. De activiteiten worden in detail bekeken en zo volgt de verdeling van personeel in teams en afdelingen, het soort personeel dat er nodig is en welke kwaliteiten elke afdeling moet bezitten. De personeelsbehoefte is dus afhankelijk van het soort bedrijfsactiviteit, de tijdsduur van de activiteit, de kwaliteiten van de personeelsleden en de verdeling in teams en afdelingen.

De personeelsbeschikbaarheid bestaat uit het aantal werknemers beschikbaar in een bedrijf. Zo lijkt dit een makkelijk overzichtelijk gegeven te zijn, maar niets is minder waar. Personeelsbeschikbaarheid is ook van veel factoren afhankelijk, er moet gekeken worden naar het aantal beschikbare personeelsleden, de beschikbare uren per personeelslid (denk aan fulltime en parttime medewerkers of een bedrijf dat niet vijf maar zes dagen in de week open is), de afwezigheid van personeelsleden of vrije dagen en ziekmeldingen. Deze gegevens moeten zorgvuldig geïnventariseerd worden door werkgevers of een administratief medewerker.

Een personeelsplanning is dus geen evidente zaak, gelukkig is er tegenwoordig veel personeelsplanning software ter beschikking. Deze software biedt een oplossing voor de hele personeelsplanning en financiële administratie. Het alle gegevens overzichtelijk weer in een handige userinterface, waar de werkgever ook per dag, week en maand kan inplannen voor elke activiteit of project.